Depuis janvier 2020, les entreprises françaises étaient déjà tenues d’émettre des factures électroniques dès lors qu’elles collaborent avec l’État ou une collectivité publique.

Aujourd’hui, cette obligation s’étend progressivement à toutes les opérations des entreprises, quels que soient leur taille ou leurs domaines d’activité.

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Quel est donc l’intérêt de la dématérialisation des factures pour les entreprises ? Éléments de réponse à venir dans la suite de cet article.

La réduction des coûts

La dématérialisation des factures a pour principal avantage de contribuer à la réduction des coûts liés aux flux papier au sein des entreprises.

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L’on estime que la facture annuelle des dépenses liées au papier est comprise entre 10.000 et 25.000 € pour une entreprise ayant un personnel permanent de 100 personnes environ.

De même, au plan national, les impressions inutiles représenteraient près de 300 millions d’euros. Le passage à la facturation électronique permet donc aux entreprises de réaliser des économies considérables.

Aussi, avec les factures électroniques, les sociétés sont déchargées des frais liés à l’affranchissement, l’envoi et l’archivage des factures papier.

La réduction des délais de traitement

La facture électronique présente les mêmes garanties qu’une facture en papier, bien que certaines conditions doivent être réunies pour que la validité de la facture électronique soit établie. En effet, la facture électronique doit garantir :

• L’authenticité de son origine (l’émetteur) ;
• L’intégrité de son contenu et ;
• La lisibilité du document par le destinataire.

La simplification et l’efficacité des procédures d’envoi et de réception des factures concourent à la réduction de leurs délais de traitement et permettent donc aux entreprises de se faire payer plus rapidement.

La réduction de l’empreinte carbone

La dématérialisation de la facturation au sein des entreprises présente également un intérêt écologique. L’industrie du papier produit environ 600 millions de tonnes de CO2 par an. La fin de la facture en papier dans les sociétés contribue donc à réduire l’ampleur de cette pollution.

En optant pour les factures électroniques, les entreprises réduisent non seulement leur consommation de papier, mais aussi la consommation d’encre, d’électricité…

De même, la facturation électronique permet-elle de réduire la pollution liée au transport ou à l’acheminement des factures.

Une productivité accrue

L’automatisation de la facturation permet aux entreprises de gagner un temps précieux. L’utilisation d’un logiciel de facturation exempte les collaborateurs, notamment ceux du service comptable et administratif de la réalisation de certaines tâches chronophages.

La réduction des erreurs contribue pareillement à libérer du temps ; le temps qui aurait été passé à la réparation de ces erreurs comptables ou de saisie.

L’adoption de la facturation électrique permet donc à l’entreprise de mieux organiser le travail et d’affecter les agents des départements sus évoqués à d’autres tâches à valeur ajoutée plus importante.

La sécurisation des données

Les informations contenues sur une facture électrique sont conservées sur un serveur et non dans un greffe physique.

La confidentialité des informations relatives aux clients et aux services de l’entreprise s’en trouve donc renforcée. De même, il est possible d’accéder à ces factures à tout moment et surtout en n’importe quel lieu.

Toutefois, ne peut consulter ces factures, qui veut ; l’accès à cet espace étant réservé exclusivement aux dirigeants de la société et aux personnes habilitées à cet effet.

De plus, avec l’utilisation d’un logiciel de facturation électronique, le risque de perte de factures est considérablement réduit.