Comment utiliser Excel ?
Dans un article rédigé en 2018, Robert Half, une société spécialisée dans les ressources humaines et le secteur financier, a écrit que 63 % des entreprises financières continuent d’utiliser Excel à titre primaire. Certes, ce n’est pas 100% et est en fait considéré comme une baisse de l’utilisation ! Mais étant donné que le logiciel est un tableur et non conçu uniquement comme un logiciel de l’industrie financière, 63 % représente encore une part importante de l’industrie et aide à illustrer l’importance d’Excel.
Apprendre à utiliser Excel ne doit pas être difficile. Une étape à la fois vous aidera à passer d’un novice à un expert (ou au moins plus près de ce point) — à votre rythme.
A lire en complément : Quels sont les avantages et les inconvénients d’une alarme filaire ?
Comme un aperçu de ce que nous allons couvrir dans cet article, pensez feuilles de calcul, fonctions et formules utilisables de base, et naviguer dans une feuille de calcul ou un classeur. Certes, nous ne couvrirons pas toutes les fonctions Excel possibles mais nous couvrirons assez pour vous donner une idée de la façon d’aborder les autres.
Plan de l'article
Définitions de base
Il est vraiment utile de couvrir quelques définitions. Plus que probablement, vous avez entendu ces termes (ou savez déjà ce qu’ils sont). Mais nous les couvrirons pour être sûrs et être tous mis pour le reste du processus en apprenant à utiliser Excel.
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Cahiers de travail par rapport aux feuilles de calcul
Les documents Excel sont appelés classeurs et lorsque vous créez pour la première fois un document Excel (le classeur), de nombreuses versions d’Excel (pas toutes) incluront automatiquement trois onglets, chacun avec sa propre feuille de calcul vierge. Si votre version d’Excel ne le fait pas, ne vous inquiétez pas, nous apprendrons comment les créer.
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Les feuilles de calcul sont les pièces réelles dans lesquelles vous entrez les données. S’il est plus facile d’y penser visuellement, pensez aux feuilles de calcul comme ces onglets. Vous pouvez ajouter des onglets ou supprimer en cliquant avec le bouton droit de la souris et en choisissant l’option Supprimer. Ces feuilles de calcul sont les feuilles de calcul réelles avec lesquelles nous travaillons et elles sont logées dans le fichier du classeur.
Le Ruban
Le ruban se propage à travers l’application Excel comme une rangée de raccourcis, mais des raccourcis qui sont représentés visuellement (avec des descriptions de texte). Ceci est utile lorsque vous voulez faire quelque chose dans un ordre court et surtout lorsque vous avez besoin d’aide pour déterminer ce que vous voulez faire.
Il existe un regroupement différent de boutons de ruban en fonction de la section/groupe que vous choisissez parmi les options du menu supérieur (p. ex. Accueil, Insertion, Données, Revue, etc.) et les options visuelles présentées se rapporteront à ces groupes.
Raccourcis Excel
Les raccourcis sont utiles pour naviguer rapidement dans le logiciel Excel, il est donc utile (mais pas absolument essentiel) de les apprendre. Certains d’entre eux sont apprises en voyant les raccourcis répertoriés dans les menus des anciennes versions de l’application Excel, puis les essayer vous-même.
Une autre façon d’apprendre les raccourcis Excel est d’afficher une liste d’entre eux sur le site Web des développeurs Excel. Même si votre version d’Excel n’affiche pas les raccourcis, la plupart d’entre eux fonctionnent toujours.
Formules et fonctions
Les fonctions sont intégrées à Excel et sont utilisées dans les formules. Par exemple, si vous souhaitez insérer une formule qui calcule la somme des nombres dans différentes cellules d’une feuille de calcul, vous pouvez utiliser la fonction SUM () pour le faire.
Plus sur cette fonction (et d’autres fonctions) un peu plus loin dans cet article.
Barre de formule
La barre de formule est une zone qui apparaît sous le ruban. Il est utilisé pour les formules et les données. Vous entrez les données dans la cellule et elles apparaîtront également dans la barre de formule si vous avez votre souris sur cette cellule.
Quand nous référencez la barre de formule, nous indiquons simplement que nous devrions taper la formule à cet endroit tout en ayant la cellule appropriée sélectionnée (ce qui, encore une fois, se produira automatiquement si vous sélectionnez la cellule et commencez à taper).
Exemple de création et de mise en forme d’une feuille de calcul
Il y a beaucoup de choses que vous pouvez faire avec votre feuille de calcul Excel. Nous vous donnerons quelques exemples d’étapes à mesure que nous allons dans cet article afin que vous puissiez les essayer vous-même.
Le premier cahier
Il est utile de commencer par un classeur vide. Alors, allez-y et sélectionnez Nouveau. Cela peut varier en fonction de votre version d’Excel, mais se trouve généralement dans la zone Fichier .
Note : L’image ci-dessus indique Ouvrir en haut pour illustrer que vous pouvez accéder au Nouveau (côté gauche, pointé avec la flèche verte) de n’importe où. Il s’agit d’une capture d’écran du Excel.
Lorsque vous cliquez sur Nouveau , vous aurez plus que de chances d’obtenir des exemples de modèles. Les modèles eux-mêmes peuvent varier d’une version d’Excel à l’autre, mais vous devriez obtenir une sorte de sélection.
Une façon d’apprendre à utiliser Excel est de jouer avec ces modèles et de voir ce qui les fait « cocher ». Pour notre article, nous commençons par un document vierge et jouons avec des données et des formules, etc.
Alors allez-y et sélectionnez l’option de document vide. L’interface variera, d’une version à l’autre, mais devrait être assez similaire pour obtenir l’idée. Un peu plus tard, nous allons également télécharger un autre exemple de feuille Excel.
Insertion des données
Il existe de nombreuses façons d’insérer des données dans votre feuille de calcul (alias feuille de calcul). Une façon est de taper simplement ce que vous voulez où vous le voulez. Choisissez la cellule particulière et commencez simplement à taper.
Une autre façon est de copier des données, puis de les coller dans votre feuille de calcul. Certes, si vous copiez des données qui ne sont pas dans un format de tableau, cela peut devenir un peu intéressant quant à l’endroit où elles se trouvent dans votre document. Mais heureusement, nous pouvons toujours éditer le document et recopier et coller ailleurs, au besoin.
Vous pouvez maintenant essayer la méthode copier/coller en sélectionnant une partie de cet article, en la copiant, puis en le collant dans votre feuille de calcul vierge.
Après avoir sélectionné la partie de l’article et copié, accédez à votre feuille de calcul et cliquez sur la cellule souhaitée où vous souhaitez commencer le collage et le faire. La méthode montrée ci-dessus utilise le menu contextuel puis en sélectionnant « Coller » sous la forme de l’icône.
Il est possible que vous puissiez obtenir une erreur lors de l’utilisation de la méthode de collage intégrée Excel, même avec les autres méthodes intégrées dans Excel. Heureusement, l’avertissement d’erreur (ci-dessus) vous aide à vous orienter dans la bonne direction pour obtenir les données que vous avez copiées dans la feuille.
Lors du collage les données, Excel fait un assez bon travail de l’interpréter. Dans notre exemple, j’ai copié les deux premiers paragraphes de cette section et Excel l’a présenté en deux lignes. Comme il y avait un espace réel entre les paragraphes, Excel l’a également reproduit (avec une ligne vide). Si vous copiez une table, Excel fait encore mieux de la reproduire dans la feuille.
En outre, vous pouvez utiliser le bouton dans le ruban pour coller. Pour les personnes visuelles, c’est vraiment utile. Il est montré dans l’image ci-dessous.
Certaines versions d’Excel (en particulier les anciennes versions) vous permettent d’importer des données (ce qui fonctionne mieux avec des fichiers similaires ou CSV — valeurs séparées par des virgules — fichiers). Certaines versions plus récentes d’Excel n’ont pas cette option, mais vous pouvez toujours ouvrir l’autre fichier (celui que vous souhaitez importer), utilisez un tout sélectionner , puis copiez-le et collez-le dans votre feuille de calcul Excel.
Lorsque l’importation est disponible, elle se trouve généralement sous la Menu Fichier . Dans les nouvelles versions d’Excel, vous pouvez être réacheminé vers une interface utilisateur graphique lorsque vous cliquez sur Fichier . Cliquez simplement sur la flèche en haut à gauche pour revenir à votre feuille de calcul.
Liens hypertexte
L’ hyperlien est assez facile, surtout lors de l’utilisation du ruban. Vous trouverez le bouton de lien hypertexte sous le menu Insertion dans les versions les plus récentes d’Excel. Il est également possible d’y accéder via un raccourci tel que Command-K .
Mise en forme des données (exemple : nombres et dates)
Parfois, il est utile de formater les données. Cela est particulièrement vrai avec les chiffres. Pourquoi ? Parfois, les nombres tombent automatiquement dans un format général (type par défaut) qui ressemble plus à un format de texte. Mais souvent, nous voulons que nos chiffres se comportent comme des nombres.
L’ autre exemple serait les dates, que nous pourrions vouloir mettre en forme pour nous assurer que toutes nos dates semblent cohérentes, comme 20200101 ou 01/01/20 ou n’importe quel format que nous choisissons pour notre format de date.
Vous pouvez accéder à l’option de formater vos données de différentes manières, illustrées dans les images ci-dessous.
Une fois que vous aurez accédé, disons, au format Number , vous aurez plusieurs options. Ces options s’affichent lorsque vous utilisez la méthode avec le bouton droit de la souris. Lorsque vous utilisez le ruban, vos options se trouvent dans le ruban. Tout dépend de ce qui est plus facile pour vous.
Si vous utilisez Excel depuis un certain temps, la méthode du clic droit, avec la boîte de dialogue de format numérique résultante (illustrée ci-dessous) peut être plus facile à comprendre. Si vous êtes plus récent ou plus visuel, la méthode Ribbon peut avoir plus de sens (et beaucoup plus rapide à utiliser). Les deux vous fournissent des options de mise en forme numérique.
Si vous tapez quelque chose qui ressemble à une date, les versions les plus récentes d’Excel sont assez agréables pour refléter cela dans le ruban, comme indiqué dans la image ci-dessous.
Dans le ruban, vous pouvez sélectionner les formats pour votre date. Par exemple, vous pouvez choisir une date courte ou longue. Allez-y et essayez et affichez vos résultats.
Mise en forme de présentation (Exemple : Alignement du texte)
Il est également utile de comprendre comment aligner vos données, si vous voulez qu’elles soient alignées vers la gauche ou vers la droite (ou justifiées, etc.). Cela aussi peut être accessible via le ruban.
Comme vous pouvez le voir sur les images ci-dessus, l’alignement du texte (droite, gauche, etc.) se trouve sur la deuxième rangée de l’option Ruban. Vous pouvez également choisir d’autres options d’alignement (par ex. haut, bas) dans le ruban.
En outre, si vous remarquez, l’alignement de choses comme les nombres peut ne pas sembler à droite lorsqu’il est aligné à gauche (où le texte semble mieux) mais semble mieux lorsqu’il est aligné à droite. L’alignement est très similaire à ce que vous verriez dans un traitement de texte application.
Colonnes et lignes
Il est utile de savoir comment travailler avec, ainsi que d’ajuster la largeur et les dimensions des colonnes et des lignes. Heureusement, une fois que vous en avez la main, c’est assez facile à faire.
L’ ajout ou la suppression de lignes ou de colonnes comporte deux parties. La première partie est le processus de sélection et l’autre est le clic droit et le choix de l’option insérer ou supprimer.
Rappelez-vous les données que nous avons copiées à partir de cet article et collées dans notre feuille Excel vierge dans l’exemple ci-dessus ? Nous n’en avons probablement plus besoin, donc c’est un exemple parfait pour le processus de suppression de lignes.
Tu te souviens de notre premier pas ? Nous devons sélectionner les lignes. Allez-y et cliquez sur le numéro de ligne (à gauche de la cellule supérieure gauche) et faites glisser vers le bas avec votre souris jusqu’à la ligne inférieure que vous voulez supprimer. Dans ce cas, nous sélectionnons trois lignes.
Ensuite, la deuxième partie de notre procédure consiste à cliquer sur Supprimer les lignes et regarder Excel supprimer ces lignes.
Le processus d’insertion d’une ligne est similaire, mais vous n’avez pas besoin de sélectionner plus d’une ligne. Excel déterminera où vous cliquez est l’endroit où vous souhaitez insérer la ligne.
Pour démarrer le processus, cliquez sur le numéro de ligne que vous souhaitez être en dessous de la nouvelle ligne. Cela indique à Excel de sélectionner la ligne entière pour vous. À partir de l’endroit où vous êtes, Excel insérera la ligne au-dessus de cela. Pour ce faire, cliquez avec le bouton droit et choisissez Insérer des lignes.
Comme vous pouvez le voir ci-dessus, nous avons tapé 10 dans la rangée 10. Ensuite, après avoir sélectionné 10 (ligne 10), cliqué avec le bouton droit et choisi Insérer des lignes , le nombre 10 est descendu d’une ligne. Il en résulte que les 10 sont maintenant à la rangée 11.
Cela montre comment la ligne insérée a été placée au-dessus de la ligne sélectionnée. Allez-y et essayez-le par vous-même, de sorte que vous pouvez voir comment fonctionne le processus d’insertion.
Si vous avez besoin de plusieurs lignes, vous pouvez le faire en sélectionnant plusieurs lignes, ce qui indique à Excel combien vous voulez et cette quantité sera insérée au-dessus du numéro de ligne sélectionné.
Les images suivantes montrent ceci dans un format visuel, y compris comment les 10 ont descendu trois rangées, le nombre de lignes insérées.
Insérer et supprimer des colonnes est fondamentalement la même, sauf que vous sélectionnez à partir du haut (colonnes) au lieu de la gauche (lignes).
Filtres et doublons
Lorsque nous avons beaucoup de données à travailler avec cela aide si nous avons quelques astuces dans nos manches afin de travailler plus facilement avec ces données.
Par exemple, disons que vous disposez d’un tas de données financières, mais que vous n’avez qu’à regarder des données spécifiques. Une façon de le faire est d’utiliser un « filtre » Excel.
Tout d’abord, trouvons une feuille de calcul Excel qui présente beaucoup de données donc nous avons quelque chose à tester (sans avoir à taper toutes les données nous-mêmes). Vous pouvez télécharger juste un tel exemple à partir de Microsoft. Gardez à l’esprit qu’il s’agit du lien direct vers le téléchargement, de sorte que le fichier exemple Excel devrait commencer à télécharger immédiatement lorsque vous cliquez sur ce lien.
Maintenant que nous avons le document, regardons le volume de données. Un peu, n’est-ce pas ? Remarque : l’image ci-dessus sera un peu différente de ce que vous avez dans votre fichier exemple et c’est normal.
Disons que vous ne vouliez voir que des données de l’Allemagne. Utilisez l’option « Filtrer » dans le ruban (sous « Accueil »). Il est combiné avec l’option « Trier » vers la droite (dans les versions plus récentes d’Excel).
Maintenant, indiquez à Excel quelles options vous voulez. Dans ce cas, nous recherchons des données sur l’Allemagne comme pays sélectionné.
Vous remarquerez que lorsque vous sélectionnez l’option de filtre, de petites flèches déroulantes apparaissent dans les colonnes. Lorsqu’une flèche est sélectionnée, vous avez plusieurs options, y compris l’option « Filtres de texte » que nous utiliserons. Vous avez une option pour trier croissant ou décroissant.
Il est logique pourquoi Excel les combine dans le ruban puisque toutes ces options apparaissent dans la liste déroulante. Nous sélectionnerons les « Égal… » sous les « Filtres de texte ».
Après avoir sélectionné ce que nous voulons faire (dans ce cas Filtrer), nous allons fournir les informations/critères. Nous aimerions voir toutes les données de l’Allemagne de sorte que c’est ce que nous tapons dans la boîte. Ensuite, cliquez sur « OK ».
Vous remarquerez que maintenant nous ne voyons que les données de l’Allemagne. Les données ont été filtrées. Les autres données sont toujours là. Il est juste caché de la vue. Il arrivera un moment où vous voulez interrompre le filtre et voir toutes les données. Revenez simplement à la liste déroulante et choisissez d’effacer le filtre, comme indiqué dans l’image ci-dessous.
Parfois vous aurez des ensembles de données qui incluent des données en double. C’est beaucoup plus facile si vous n’avez que des données singulières. Par exemple, pourquoi souhaiteriez-vous exactement le même enregistrement de données financières deux fois (ou plus) dans votre feuille de calcul Excel ?
Voici un exemple d’ensemble de données dont certaines données sont répétées (affichées en surbrillance en jaune).
Pour supprimer des doublons (ou plus, comme dans ce cas), commencez par cliquer sur l’une des lignes représentant les données dupliquées (qui contient les données répétées).
Maintenant, visitez l’onglet ou la section « Données » et à partir de là, vous pouvez voir un bouton sur le ruban qui indique « Supprimer les doublons ». Cliquez sur ce bouton.
La première partie de ce processus vous présente une boîte de dialogue similaire à ce que vous voyez dans l’image ci-dessous. Ne laissez pas ça vous confondre. Il vous demande simplement quelle colonne examiner lors de l’identification des données en double.
Par exemple, si vous avait plusieurs lignes avec le même prénom et nom de famille mais essentiellement charabia dans les autres colonnes (comme un copier/coller à partir d’un site Web par exemple) et vous n’avez besoin que de lignes uniques pour le prénom et le nom de famille, vous devez sélectionner ces colonnes afin que le charabia qui ne peut pas être dupliqué n’entre pas dans prise en compte lors de la suppression des données excédentaires.
Dans ce cas, nous avons laissé la sélection comme « toutes les colonnes » parce que nous avions des lignes dupliquées manuellement, donc nous savions que toutes les colonnes étaient exactement les mêmes dans notre exemple. (Vous pouvez faire de même avec l’exemple de fichier Excel et le tester.)
Après avoir cliqué sur « OK » dans la boîte de dialogue ci-dessus, vous verrez le résultat et dans ce cas, trois lignes ont été identifiées comme correspondantes et deux d’entre elles ont été supprimées.
Maintenant, les données résultantes (illustrées ci-dessous) correspondent aux données que nous avons commencées avant de passer par l’ajout et la suppression des doublons.
Tu viens d’apprendre quelques trucs. Ces données sont particulièrement utiles pour traiter des ensembles de données plus volumineux. Allez-y et essayez d’autres boutons que vous voyez sur le ruban et voyez ce qu’ils font. Vous pouvez également dupliquer votre exemple de fichier Excel si vous souhaitez conserver le formulaire d’origine. Renommez le fichier que vous avez téléchargé et téléchargez à nouveau une autre copie. Ou dupliquez le fichier sur votre ordinateur.
Ce que j’ai fait était de dupliquer l’onglet avec toutes les données financières (après l’avoir copié dans mon autre fichier d’exemple, celui que nous avons commencé avec qui était vide) et avec l’onglet en double j’avais deux versions pour jouer à volonté. Vous pouvez essayer cela en utilisant le clic droit sur l’onglet et en choisissant « Dupliquer ».
Mise en forme conditionnelle
Cette partie de l’article est incluse dans la section sur la création du classeur en raison de ses avantages d’affichage. Si cela semble un peu compliqué ou si vous êtes à la recherche de fonctions et de formules, sautez cette section et revenez à votre guise.
Conditionnel Le formatage est pratique si vous souhaitez mettre en surbrillance certaines données. Dans cet exemple, nous allons utiliser notre fichier Excel Exemple (avec toutes les données financières) et rechercher les « ventes brutes » qui dépassent 25 000$.
Pour ce faire, nous devons d’abord mettre en évidence le groupe de cellules que nous voulons évaluer. Maintenant, gardez à l’esprit que vous ne voulez pas mettre en surbrillance toute la colonne ou la ligne. Vous souhaitez uniquement mettre en surbrillance les cellules que vous souhaitez évaluer. Sinon, les autres cellules (comme les en-têtes) seront également évaluées et vous seriez surpris de ce qu’Excel fait avec ces en-têtes (à titre d’exemple).
Donc, nous avons nos cellules désirées en surbrillance et maintenant nous cliquons sur la section/groupe « Accueil » puis sur « Mise en forme conditionnelle ».
Lorsque nous cliquons sur « Mise en forme conditionnelle » dans le ruban, nous avons quelques options. Dans ce cas, nous voulons mettre en évidence les cellules qui sont supérieures à 25 000$ de sorte que c’est la façon dont nous faisons notre sélection, comme indiqué dans la image ci-dessous.
Maintenant, nous allons voir une boîte de dialogue et nous pouvons taper la valeur dans la boîte. Nous tapons 25000. Vous n’avez pas à vous soucier des virgules ou quoi que ce soit et en fait, cela fonctionne mieux si vous tapez simplement le nombre brut.
Après avoir cliqué sur « OK », nous verrons que les champs sont automatiquement colorés selon notre choix (à droite) dans notre boîte de dialogue « supérieur à » ci-dessus. Dans ce cas, « Remplir rouge clair avec texte rouge foncé). Nous aurions également pu choisir une autre option d’affichage.
Cette mise en forme conditionnelle est un excellent moyen de voir en un coup d’œil les données essentielles pour un projet ou un autre. Dans ce cas, nous pourrions voir les « Segments » (tels qu’ils sont mentionnés dans l’exemple Excel) qui ont pu dépasser 25 000$ de ventes brutes.
Utilisation des formules et fonctions
Apprendre à utiliser des fonctions dans Excel est très utile. Ce sont les tripes de base du formules. Si vous voulez voir une liste des fonctions pour avoir une idée de ce qui est disponible, cliquez sur le menu/groupe « Insérer » puis à l’extrême gauche, choisissez « Fonction/Fonctions ».
Même si le but de ce bouton dans le ruban Excel est d’insérer une fonction réelle (qui peut également être accomplie en tapant dans la barre de formule, en commençant par un signe égal puis en commençant par taper la fonction désirée), nous pouvons également l’utiliser pour voir ce qui est disponible. Vous pouvez faire défiler les fonctions pour obtenir une sorte d’idée de ce que vous pouvez utiliser dans vos formules.
Certes, il est également très utile de simplement les essayer et de voir ce qu’ils font. Vous pouvez sélectionner le groupe que vous souhaitez parcourir en choisissant une catégorie, comme « Couramment utilisé » pour une liste plus courte de fonctions mais une liste souvent utilisée (et pour laquelle certaines fonctions sont couvertes dans cet article).
Nous allons utiliser certaines de ces fonctions dans les exemples de formules nous discutons dans cet article.
Le signe égal =
Le signe égal (=) est très important dans Excel. Elle joue un rôle essentiel. Cela est particulièrement vrai dans le cas des formules. Fondamentalement, vous n’avez pas de formule sans la précéder avec un signe égal. Et sans la formule, ce sont simplement les données (ou le texte) que vous avez saisis dans cette cellule.
Rappelez-vous donc qu’avant de demander à Excel de calculer ou d’automatiser quoi que ce soit pour vous, que vous tapez un signe égal (=) dans la cellule.
Si vous incluez un signe $, cela indique à Excel de ne pas déplacer la formule. Normalement, l’ajustement automatique des formules (en utilisant ce que l’on appelle des références de cellules relatives), aux changements dans la feuille de calcul, est une chose utile, mais parfois vous pouvez ne pas le vouloir et avec ce signe $, vous pouvez le dire à Excel. Il vous suffit d’insérer le $ devant la lettre et le numéro de la référence de cellule.
Donc, un La référence de cellule relative de D25 devient $D$25. Si cette partie est déroutante, ne vous inquiétez pas. Vous pouvez y revenir (ou jouer avec un classeur Excel vierge).
L’ esperluette génial >> &
L’ esperluette (&) est un petit « outil » de formule amusant, vous permettant de combiner des cellules. Par exemple, disons que vous avez une colonne pour les prénoms et une autre colonne pour les noms de famille et que vous souhaitez créer une colonne pour le nom complet. Vous pouvez utiliser le & pour faire exactement cela.
Essayons-le dans une feuille de calcul Excel. Pour cet exemple, nous allons utiliser une feuille vierge afin de ne pas interrompre tout autre projet. Allez-y et tapez votre prénom dans A1 et tapez votre nom dans B1. Maintenant, pour les combiner, cliquez sur votre souris sur la cellule C1 et tapez cette formule : =A1 & « & B1. Veuillez utiliser uniquement la pièce en italique et pas le reste (comme ne pas utiliser la période).
Que voyez-vous dans C1 ? Vous devriez voir votre nom complet avec un espace entre votre prénom et votre nom de famille, comme il serait normal de taper votre nom complet. Le & « & partie de la formule est ce qui a produit cet espace. Si vous n’aviez pas inclus « « , vous auriez eu votre prénom et votre nom de famille sans espace entre eux (allez-y et essayez-le si vous voulez voir le résultat).
Une autre formule similaire utilise CONCAT, mais nous en apprendrons un peu plus tard. Pour l’instant, gardez à l’esprit ce que l’esperluette (&) peut faire pour vous car cette petite astuce est utile dans de nombreuses situations.
SUM (), fonction
La fonction SUM () est très pratique et elle fait exactement ce qu’elle décrit. Il additionne les nombres que vous dites à Excel d’inclure et vous donne la somme de leurs valeurs. Vous pouvez le faire de plusieurs façons différentes.
Nous avons commencé par taper quelques nombres, donc nous avions quelques données à utiliser dans l’utilisation de la fonction. Nous avons simplement utilisé 1, 2, 3, 4, 5 et a commencé en A1 et tapé dans chaque cellule en descendant vers A5.
Maintenant, pour utiliser la fonction SUM (), commencez par cliquer dans la cellule désirée, dans ce cas nous avons utilisé A6, et tapez =SUM (dans la barre de formule. Dans cet exemple, arrêtez lorsque vous arrivez à la première « (. » Maintenant, cliquez sur A1 (la cellule la plus haute) et faites glisser votre souris vers A5 (ou la cellule la plus basse que vous voulez inclure), puis revenez à la barre de formule et tapez la fermeture « ) ». N’incluez pas les points ou les guillemets et seulement les parenthèses.
L’ autre façon d’utiliser cette fonction consiste à taper manuellement les informations dans la barre de formule. Ceci est particulièrement utile si vous avez quelques nombres et faire défiler pour les saisir est un peu difficile. Démarrez cette méthode de la même façon que vous l’avez fait pour l’exemple ci-dessus, avec « =SUM (. »
Ensuite, tapez la référence de cellule la plus haute de la cellule. Dans ce cas, ce serait A1. Incluez un deux-points ( :), puis tapez le référence de cellule. Dans ce cas, ce serait A5.
MOYENNE (), fonction
Et si vous vouliez savoir quelle était la moyenne d’un groupe de nombres ? Vous pouvez facilement le faire avec la fonction MOYENNE (). Vous remarquerez, dans les étapes ci-dessous, qu’il est fondamentalement le même que la fonction SUM () ci-dessus mais avec une fonction différente.
Dans cet esprit, nous commençons par sélectionner la cellule que nous voulons utiliser pour le résultat (dans ce cas A6), puis commençons à taper avec un signe égal (=) et le mot AVERY. Vous remarquerez que lorsque vous commencez à le taper, vous êtes proposé des suggestions et pouvez cliquer sur MOYENNE au lieu de taper le mot complet, si vous le souhaitez.
Assurez-vous d’avoir une parenthèse ouvrante dans votre formule avant d’ajouter notre gamme de cellules. Sinon, vous recevrez une erreur.
Maintenant que nous avons « =MOYENNE (« tapé dans notre cellule A6 (ou quelle que soit la cellule que vous utilisez pour le résultat), nous pouvons sélectionner la plage de cellules que nous voulons utiliser. Dans ce cas, nous utilisons A1 à A5.
Gardez à l’esprit que vous pouvez également le taper manuellement plutôt que d’utiliser la souris pour sélectionner la plage. Si vous avez un ensemble de données volumineux, taper dans la plage est probablement plus facile que le défilement qui serait nécessaire pour le sélectionner. Mais, bien sûr, c’est à vous de voir.
Pour terminer le processus, il suffit de taper la parenthèse fermante « ) » et vous recevrez la moyenne des cinq chiffres. Comme vous pouvez le voir, ce processus est très similaire au processus SUM () et d’autres fonctions. Une fois que vous aurez le blocage d’une fonction, les autres seront plus faciles.
COUNTIF (), fonction
Supposons que nous voulions compter combien de fois un certain nombre apparaît dans un ensemble de données. Tout d’abord, préparons notre fichier pour cette fonction afin que nous ayons quelque chose à compter. Supprimez toute formule que vous pourriez avoir dans A6. Maintenant, soit copiez A1 à A5 et collez en commençant en A6 ou tapez simplement les mêmes nombres dans les cellules descendant en commençant par A6 et la valeur de 1, puis A7 avec 2, etc.
Maintenant, dans A11, commençons notre fonction/formule. Dans ce cas, nous allons taper « =COUNTIF (. » Ensuite, nous allons sélectionner les cellules A1 à A10.
Assurez-vous que vous tapez ou sélectionnez « COUNTIF » et pas l’une des autres fonctions de type Count-like ou nous n’obtiendrons pas le même résultat.
Avant de faire comme nous avons avec nos autres fonctions, et tapez la parenthèse fermante « ) » nous devons répondre à la question des critères et de taper que, après une virgule « , » et avant la parenthèse « ). »
Qu’ est-ce qui est défini par les « critères » ? C’est là que nous disons à Excel ce que nous voulons qu’il compte (dans ce cas). Nous avons tapé une virgule, puis un « 5 » puis la parenthèse fermante pour obtenir le nombre de cinq (5) qui apparaissent dans la liste des nombres. Ce résultat serait deux (2) car il y a deux occurrences.
Fonction CONCAT ou CONCANTENATE ()
Semblable à notre exemple en utilisant uniquement l’esperluette (&) dans notre formule, vous pouvez combiner des cellules en utilisant la fonction CONCAT (). Allez-y et essayez-le, en utilisant notre même exemple.
Tapez votre prénom dans A1 et votre nom en B1. Ensuite, en C1 type CONCAT (A1, « « , B1).
Vous verrez que vous obtenez le même résultat que nous l’avons fait avec l’esperluette (&). Beaucoup de gens utilisent l’esperluette parce qu’il est plus facile et moins encombrant, mais maintenant vous voyez que vous avez aussi une autre option.
Remarque : Cette fonction peut être CONCANTENATE dans votre version d’Excel. Microsoft a raccourci le nom de la fonction à seulement CONCAT et cela tend à être plus facile à taper (et à mémoriser) dans les versions ultérieures du logiciel. Heureusement, si vous commencez à taper CONCA dans votre barre de formule (après le signe égal), vous verrez la version utilisée par votre version d’Excel et pouvez la sélectionner en cliquant sur dessus avec la souris..
Rappelez-vous que lorsque vous commencez à le taper, pour permettre à votre version d’Excel de révéler la bonne fonction, de taper seulement « CONCA » (ou plus court) et non « CONCAN » (comme début pour CONCANTENATE) ou vous pouvez ne pas voir la suggestion d’Excel puisque c’est là que les deux fonctions commencent à différer.
Ne soyez pas surpris si vous préférez utiliser la méthode de fusion avec l’esperluette (&) au lieu de CONCAT (). C’est normal.
I/Alors Formules
Supposons que nous voulons utiliser une formule If/Alors pour identifier le montant de la remise (sorte d’une deuxième remise) dans une nouvelle colonne de notre fichier Excel Exemple. Dans ce cas, nous commençons d’abord par ajouter une colonne et nous l’ajoutons après la colonne F et avant la colonne G (encore une fois, dans notre fichier exemple téléchargé).
Maintenant, nous tapons la formule. Dans ce cas, nous le tapons en F2 et c’est « =IF (E2> 25000, « DISCOUNT 2 »). Cela remplit ce que la formule cherche avec un test (E2 supérieur à 25k) puis un résultat si le nombre dans E2 réussit ce test (« DISCOUNT 2 »).
Maintenant, copiez F2 et collez dans les cellules qui le suivent dans la colonne F.
La formule s’ajuste automatiquement pour chaque cellule (référence relative à la cellule), en faisant référence à la cellule appropriée. Rappelez-vous que si vous ne voulez pas qu’il s’ajuste automatiquement, vous pouvez précéder la cellule alpha avec un signe $ ainsi que le nombre, comme A1 est $A$1.
Vous pouvez voir, dans l’image ci-dessus, que « DISCOUNT 2 » apparaît dans toutes les cellules de la colonne F2. En effet, la formule lui dit de regarder la cellule E2 (représentée par $E$2) et aucune cellule relative. Ainsi, lorsque la formule est copiée dans la cellule suivante (c’est-à-dire F3), elle regarde toujours la cellule E2 à cause des signes du dollar. Ainsi, toutes les cellules donnent le même résultat car elles ont la même formule référencant la même cellule.
En outre, si vous voulez qu’une valeur apparaissent à la place du mot « FALSE », ajoutez simplement une virgule puis le mot ou le nombre que vous souhaitez afficher (le texte doit être entre guillemets) à la fin de la formule, avant les parenthèses de fin.
| Conseil professionnel : Utilisez VLOOKUP : Recherchez et recherchez une valeur dans une cellule différente en fonction d’un texte correspondant dans la même ligne. |
Gestion de vos projets Excel
Heureusement, avec la façon dont les documents Excel sont conçus, vous pouvez faire un peu avec vos classeurs Excel. La possibilité d’avoir différentes feuilles de calcul (onglets) dans votre document vous permet d’avoir du contenu associé dans un seul fichier. De plus, si vous pensez que vous créez quelque chose qui peut avoir des formules qui fonctionnent mieux (ou pire), vous pouvez copier (option clic droit) vos feuilles de calcul (onglets) pour avoir différentes versions de votre feuille de calcul.
Vous pouvez renommer vos onglets et utiliser des codes de date pour vous indiquer quelles versions sont les plus récentes (ou les plus anciennes). Ce n’est qu’un exemple de la façon dont vous pouvez utiliser ces onglets à votre avantage dans la gestion de vos projets Excel.
Voici un exemple de renommage de vos onglets dans l’une des versions ultérieures d’Excel. Vous commencez par cliquer sur l’onglet et vous obtenez un résultat similaire
Si vous ne recevez pas cette réponse, c’est correct. Vous avez peut-être une version antérieure d’Excel, mais elle est quelque peu intuitive dans la façon dont elle vous permet de renommer les onglets. Vous pouvez cliquer avec le bouton droit sur l’onglet et obtenir une option pour « renommer » dans les versions antérieures d’Excel, ainsi, et parfois simplement taper à droite dans l’onglet.
Excel vous offre tant d’opportunités dans votre parcours en apprenant à utiliser Excel. Maintenant, il est temps de sortir et de l’utiliser ! Amusez-vous.